Programy księgowe to serce wielu firm. To tam zapisane są faktury, deklaracje, rozliczenia, dane klientów, ewidencje środków trwałych, JPK, VAT i cała historia finansowa działalności. Ich utrata może sparaliżować pracę biura rachunkowego, zaszkodzić w kontroli skarbowej, a w skrajnych przypadkach – narazić właściciela firmy na odpowiedzialność finansową.
Dlatego warto wiedzieć, co robić w przypadku utraty danych z programów księgowych – gdzie szukać kopii zapasowych, jak je przywrócić i kiedy trzeba sięgnąć po pomoc specjalistów.
1. Najpierw: nie panikuj, nie reinstaluj, nie nadpisuj
Po wykryciu problemu najważniejsze to… nie pogorszyć sytuacji.
Czego nie robić:
- Nie instaluj programu na nowo „na szybko” – możesz nadpisać pliki.
- Nie przywracaj systemu, jeśli nie masz kopii danych.
- Nie formatuj dysku.
- Nie korzystaj z dysku intensywnie – może dojść do nadpisania danych.
Każdy nieprzemyślany ruch zmniejsza szanse na skuteczne odzyskanie danych.
2. Sprawdź, czy program nie robił automatycznych backupów
Większość popularnych programów księgowych (np. Comarch Optima, Insert GT, Rachmistrz, Subiekt, Sage Symfonia) posiada funkcję automatycznego tworzenia kopii zapasowej. W wielu przypadkach jest ona włączona domyślnie – pytanie tylko, czy dane są zapisane lokalnie, czy np. w chmurze lub na zewnętrznym dysku.
Gdzie szukać kopii?
- W folderze instalacyjnym programu – często C:\ProgramData lub C:\Program Files.
- W folderze użytkownika: C:\Users\NAZWA\AppData\Local lub Roaming.
- W specjalnym folderze backupów, np. \Backup, \Kopie, \DBBackup.
Jeśli masz więcej niż jeden komputer lub serwer – sprawdź, czy któryś z nich nie ma aktualnych danych.
3. Przywrócenie bazy danych z kopii
Większość programów księgowych korzysta z silników baz danych – najczęściej MS SQL Server lub Firebird. To właśnie bazy danych przechowują wszystkie informacje. Sam folder z programem to za mało – bez plików bazy nie odtworzysz danych.
Co potrzebujesz przywrócić:
- Pliki .bak (backup SQL) – możesz je zaimportować z poziomu menedżera baz danych.
- Pliki .gdb, .fdb – to bazy Firebird.
- Pliki .mdf, .ldf – to pliki bazy danych MS SQL.
Jeśli masz kopię – przywrócenie może zająć kilka minut. W niektórych programach wystarczy wskazać plik backupu w panelu programu i zatwierdzić jego import.
4. Nie masz kopii? Zrób obraz dysku
Jeśli nie masz backupu, ale dane były na dysku jeszcze dzień lub dwa wcześniej – zrób kopię binarną całego dysku. Dzięki temu nawet jeśli odzyskiwanie się nie uda, zachowasz „zamrożoną” wersję stanu dysku do dalszej analizy.
Użyj np. narzędzi:
- Clonezilla (darmowe),
- Acronis True Image,
- Macrium Reflect.
Dopiero potem można przystąpić do prób odzyskania danych z obrazu – znacznie bezpieczniejsze niż operowanie na oryginalnym dysku.
5. Kiedy zgłosić się do profesjonalnej firmy?
Nie warto zwlekać, jeśli:
- dane są krytyczne (np. pełna księgowość kilku firm),
- nie masz żadnego backupu,
- dysk jest fizycznie uszkodzony (nie wykrywa się, klika, słychać hałas),
- baza została zaszyfrowana (ransomware),
- próbowałeś odzysku, ale dane są nieczytelne.
Profesjonalne firmy odzyskują dane z dysków HDD, SSD, RAID, NAS, komputerów i serwerów. Pracują na obrazach dysków, a nie na oryginalnych nośnikach, więc minimalizują ryzyko utraty.
6. Jak zabezpieczyć się na przyszłość?
Po każdej utracie danych warto wdrożyć konkretny plan zapobiegawczy. Najważniejsze:
- Włącz automatyczne backupy programu księgowego.
- Kopie zapasowe przechowuj na innym nośniku lub w chmurze.
- Regularnie testuj przywracanie danych – nie tylko ich tworzenie.
- Używaj UPS-ów i systemów monitorujących stan dysku.
- Edukuj pracowników, żeby nie ignorowali komunikatów o błędach i backupach.
Odzyskiwanie danych z programów księgowych nie musi oznaczać katastrofy – pod warunkiem, że działasz z głową. Najpierw upewnij się, czy nie masz ukrytej kopii zapasowej. Potem sprawdź bazy danych i ewentualnie sięgnij po narzędzia do odzysku. Gdy wszystko zawiedzie – lepiej oddać sprawę w ręce specjalistów.
A na przyszłość – nie lekceważ backupów. W księgowości backup to nie opcja. To obowiązek.