Utrata danych to jeden z najpoważniejszych incydentów, jakie mogą dotknąć firmę. Może wynikać z błędu ludzkiego, awarii sprzętu, ataku ransomware, uszkodzonego systemu lub celowego działania. Niezależnie od przyczyny – najważniejsze jest szybkie, przemyślane działanie.
Oto, co powinien zrobić dział IT krok po kroku, gdy tylko zauważy, że dane zniknęły, zostały uszkodzone lub są niedostępne.
1. Zatrzymaj eskalację problemu
Pierwszy cel: powstrzymać dalszą utratę danych.
- Odłącz dotknięty system od sieci. Jeśli to atak ransomware lub wirus, może się rozprzestrzeniać.
- Zablokuj dostęp użytkowników do uszkodzonych zasobów.
- Zatrzymaj wszystkie automatyczne procesy (np. synchronizację z chmurą), które mogłyby nadpisać dobre dane złą wersją.
Nie panikuj. Ale też nie czekaj. Każda minuta ma znaczenie.
2. Dokładnie sprawdź, co zostało utracone
Nie wystarczy wiedzieć, że „coś zniknęło”. Trzeba ustalić:
- które pliki, foldery, bazy danych lub systemy zostały utracone,
- kiedy miało to miejsce (data, godzina),
- jakie są skutki biznesowe (czy to dane klientów, dokumenty finansowe, projekt w toku?),
- czy to usunięcie, uszkodzenie czy szyfrowanie (ransomware).
Dobrze prowadzone logi systemowe, monitoring oraz raporty z backupów pomogą zidentyfikować zakres problemu.
3. Sprawdź, czy istnieje aktualny backup
To moment prawdy. Sprawdź:
- czy jest kopia zapasowa danych,
- z którego dnia/godziny pochodzi,
- czy backup zawiera to, co zostało utracone,
- czy jest sprawdzona i kompletna.
Nigdy nie przywracaj backupu bez upewnienia się, że nie zawiera on zainfekowanych lub niekompletnych danych.
4. Zidentyfikuj przyczynę utraty danych
Zanim cokolwiek przywrócisz – poznaj przyczynę incydentu. To może być:
- błąd użytkownika (np. przypadkowe usunięcie),
- awaria dysku lub serwera,
- atak ransomware lub wirus,
- problem z aktualizacją oprogramowania,
- uszkodzenie systemu plików,
- sabotaż wewnętrzny.
Dlaczego to ważne? Bo jeśli nie rozwiążesz źródła problemu, przywrócone dane też mogą zostać uszkodzone.
5. Skontaktuj się z odpowiednimi działami
W poważniejszych przypadkach dział IT nie może działać sam. Trzeba natychmiast:
- poinformować zarząd lub osoby decyzyjne,
- powiadomić dział bezpieczeństwa (jeśli istnieje),
- przygotować wstępny raport sytuacyjny,
- zgłosić incydent RODO, jeśli utracono dane osobowe klientów.
Czasem konieczne będzie także:
- powiadomienie klientów lub partnerów,
- zgłoszenie do UODO (jeśli to dane osobowe),
- skorzystanie z pomocy firmy specjalizującej się w odzyskiwaniu danych.
6. Przywróć dane – z głową
Jeśli masz sprawdzony backup, możesz rozpocząć przywracanie. Ale rób to etapami:
- Zrób kopię aktualnego stanu systemu (nawet jeśli jest uszkodzony – może się jeszcze przydać).
- Przywracaj dane do oddzielnego środowiska testowego, jeśli to możliwe.
- Zweryfikuj, czy dane są kompletne i poprawne.
- Dopiero wtedy wróć do środowiska produkcyjnego.
Nie przywracaj wszystkiego „na hurra” – łatwo wtedy nadpisać coś, czego nie powinno się ruszać.
7. Dokumentuj każdy krok
Od początku incydentu do momentu pełnego odzyskania danych – dokumentuj wszystko:
- kto wykrył problem i kiedy,
- jakie działania podjęto,
- które dane przywrócono,
- jakie były skutki,
- co było przyczyną.
Taka dokumentacja jest przydatna nie tylko dla wewnętrznego audytu, ale też przy ewentualnym dochodzeniu lub zgłoszeniu do regulatora.
8. Wyciągnij wnioski i zabezpiecz firmę na przyszłość
Każda utrata danych to sygnał ostrzegawczy. Po zakończeniu kryzysu:
- zrób spotkanie zespołu IT (post-mortem),
- oceń, co zadziałało dobrze, a co nie,
- zaktualizuj procedury backupu i odzyskiwania danych,
- wprowadź dodatkowe środki bezpieczeństwa (segmentacja sieci, lepsze logowanie, MFA).
Warto też przeszkolić pracowników – jeśli problem wyniknął z błędu ludzkiego.
Utrata danych to nie koniec świata – o ile dział IT wie, co robić. Najważniejsze to nie działać w panice i nie przywracać backupu w ciemno. Zatrzymanie eskalacji, analiza przyczyny, współpraca z innymi działami i dopiero wtedy przywracanie – to model, który działa.
Dobre procedury kryzysowe i przetestowane backupy to nie fanaberia – to ubezpieczenie firmy przed najgorszym scenariuszem. A każda sytuacja awaryjna to szansa, by poprawić system i działać lepiej następnym razem.