W teorii każdy wie, że dane trzeba regularnie kopiować. W praktyce – wiele firm robi to źle, za rzadko albo… wcale. A kiedy dochodzi do awarii, włamania lub ransomware, okazuje się, że backup nie działa, jest niepełny, albo w ogóle go nie ma.
Dobrze ustawiony backup to nie luksus – to podstawa funkcjonowania każdej firmy, która opiera się na danych. Niestety, wiele organizacji działa według zasady „jakoś to będzie”. Niżej pokazuję najczęstsze błędy w strategiach backupowych i co zrobić, żeby ich uniknąć.
1. Backup raz na tydzień – to za mało
Jednym z częstych błędów jest robienie kopii zapasowej raz na tydzień, zwykle w piątek wieczorem. Problem? Jeśli awaria nastąpi w czwartek, tracisz cały tydzień pracy. W przypadku firmy handlowej, księgowej czy prawniczej to katastrofa.
Lepiej: backup codzienny (lub częściej), z automatycznym harmonogramem. Dobrą praktyką jest kopiowanie najważniejszych danych co kilka godzin, a mniej istotnych – raz dziennie.
2. Backupy przechowywane na tym samym dysku
Brzmi absurdalnie? A jednak – wiele firm robi backupy na ten sam serwer, na którym znajdują się dane produkcyjne. Kiedy awarii ulega ten serwer, tracisz wszystko. To nie backup – to iluzja bezpieczeństwa.
Dobre rozwiązanie: przechowuj kopie zapasowe w oddzielnej lokalizacji fizycznej lub logicznej – na osobnym serwerze, dysku zewnętrznym lub w chmurze. Stosuj zasadę 3-2-1: 3 kopie danych, na 2 różnych nośnikach, z 1 kopią off-site.
3. Brak testów przywracania danych
Masz backup. Świetnie. Ale czy na pewno da się z niego coś odzyskać? Wielu administratorów nie testuje procedury przywracania aż do dnia awarii – a wtedy okazuje się, że kopia była uszkodzona, niekompletna albo źle skonfigurowana.
Rozwiązanie: regularnie testuj backup. Co miesiąc lub co kwartał spróbuj odtworzyć dane z kopii zapasowej. Lepiej dowiedzieć się o błędzie wcześniej, niż w stresie podczas kryzysu.
4. Brak kopii konfiguracji systemów
Backup plików to nie wszystko. Po awarii serwera nie wystarczy odzyskać samych danych – trzeba jeszcze przywrócić środowisko: ustawienia systemów, konfiguracje aplikacji, klucze licencyjne. Jeśli nie masz tych informacji, odbudowa zajmie długie godziny, a może nawet dni.
Co robić?
Zadbaj o backup:
- konfiguracji systemu operacyjnego,
- ustawień serwerów (np. DNS, DHCP, Active Directory),
- baz danych (dumpy),
- plików konfiguracyjnych aplikacji biznesowych.
5. Ręczne backupy wykonywane „przy okazji”
W mniejszych firmach często spotyka się sytuację, że kopie zapasowe robi „ktoś z IT” – raz na jakiś czas, jak sobie przypomni. Czasem są to pendrive’y, czasem zrzut na dysk sieciowy. Brakuje automatyzacji, harmonogramów i logów. To prosta droga do katastrofy.
Jak temu zapobiec?
- Ustal jasny, codzienny harmonogram kopii zapasowych.
- Wybierz narzędzie, które generuje logi i alerty przy błędach.
- Ustal odpowiedzialność – kto nadzoruje backup i kto sprawdza jego poprawność.
6. Brak ochrony przed ransomware
Wzrost ataków ransomware sprawił, że backup musi być nie tylko aktualny, ale też odporny na szyfrowanie. Jeśli backup jest zamontowany w systemie jak zwykły dysk – oprogramowanie szyfrujące może zaszyfrować również kopię zapasową.
Co robić?
- Korzystaj z backupów typu immutable – niezmiennych.
- Przechowuj backup w systemie z wersjonowaniem.
- Rozważ kopię offline (np. na odłączanym dysku).
7. Brak dokumentacji i procedur
W sytuacji awaryjnej każda minuta się liczy. Jeśli nie masz spisanych procedur przywracania danych, ludzie zaczynają improwizować. Ktoś nie wie, gdzie jest ostatnia kopia. Ktoś inny nie ma hasła. Chaos.
Rozwiązanie:
Przygotuj prosty dokument zawierający:
- gdzie są kopie,
- jak je przywrócić,
- kto odpowiada za działania w kryzysie.
Co jakiś czas przećwicz ten scenariusz – jak próbę ewakuacyjną, tylko dla danych.
Co możesz zrobić już dziś?
- Sprawdź, kiedy ostatni raz wykonano backup.
- Upewnij się, że kopia jest przechowywana poza serwerem głównym.
- Przetestuj przywracanie choćby jednego pliku.
- Zaplanuj przegląd systemu backupowego – techniczny i organizacyjny.
Backup to nie kwestia „czy”, tylko „jak dobrze to robisz”. Wielu firmom wydaje się, że mają wszystko pod kontrolą – aż do pierwszej awarii. A wtedy okazuje się, że backup nie działa, nie istnieje lub nie zawiera tego, co naprawdę ważne.
Dobre strategie backupowe nie muszą być skomplikowane. Wymagają tylko świadomości, systematyczności i odpowiednich narzędzi. Lepiej poświęcić kilka godzin na porządne wdrożenie backupu, niż potem dni (albo tygodnie) na odzyskiwanie danych i budowanie zaufania klientów od nowa.